タイムトラッキングで計画外の時間増加を把握：フリーランスが見積もりとクライアントコミュニケーションを改善する事例
フリーランスの皆様は、複数の案件を同時に進行される中で、予期せぬ要因により当初の見積もり時間を超過してしまうという経験をお持ちかもしれません。仕様変更、不明確なフィードバック、技術的な課題など、計画外の時間増加は、見積もり精度、収益性、そしてクライアントとの関係性に影響を及ぼす可能性があります。
こうした「計画外の時間増加」という課題に対し、タイムトラッキングは有効な解決策を提供します。単に時間を記録するだけでなく、その変動要因を見える化し、将来への改善に繋げることができるのです。
タイムトラッキングで「計画外の時間増加」を見える化する
タイムトラッキングは、特定のタスクやプロジェクトに費やした時間を記録するツールですが、その真価は「なぜその時間がかかったのか」という要因まで含めて記録・分析できる点にあります。
例えば、あるWebサイト制作案件において、当初見積もりで「デザイン調整：5時間」と計画していたとします。しかし、実際にはクライアントからの細かな修正依頼が複数回発生し、合計で8時間かかってしまったとします。この3時間の増加を単に「デザイン調整に多くかかった」と認識するだけでは、将来への学びは限定的です。
タイムトラッキングツールを活用し、タスクに加えて「修正依頼対応（計画外）」のようなタグを付けたり、時間記録の際に簡単なメモを残したりすることで、増加時間の「原因」を特定しやすくなります。「クライアントAからの修正依頼」や「デザインツール〇〇の互換性問題による調整」といった具体的な情報を記録することが重要です。
このように記録された時間を集計・分析することで、どのクライアント、どのタスク、どのような種類の要因によって計画外の時間が発生しやすいのかをデータとして把握することが可能になります。
原因の特定と分析による改善策の発見
時間増加の原因が見える化されると、具体的な改善策を検討できます。
例えば、記録を分析した結果、特定のクライアントからのフィードバックが断片的で、複数回にわたるやり取りや修正が発生しているために時間がかかっていることが判明したとします。この場合、次回の案件では、フィードバックの提出方法やスケジュールの明確化を事前に提案する、あるいは複数回の修正を想定したバッファ時間を見積もりに含めるといった対策が考えられます。
また、特定の技術的な問題やツールの使用に時間がかかっていることが分かれば、事前にそのリスクを考慮した見積もりを行う、あるいは代替手段や効率的な解決策をリサーチ・習得するといった対応が取れます。
あるフリーランスWebデザイナーの事例では、タイムトラッキングの記録を分析したところ、プロジェクト進行中に発生する「クライアントからの緊急ではない問い合わせ対応」に予想以上の時間を費やしていることが分かりました。これにより、日中の特定の時間帯以外は通知を切る、FAQを事前に共有するなど、コミュニケーション方法を見直すことで、集中力を維持しつつ計画外の時間増加を抑制することに成功しました。
見積もり精度向上への活用
過去のタイムトラッキングデータは、将来の見積もり精度を向上させるための貴重な資産となります。
原因別に分類された時間増加データを参照することで、「このような条件（例：フィードバック回数が多そうなクライアント、新しい技術要素を含むタスクなど）の場合、過去のデータから平均して〇〇%の追加時間が発生する可能性がある」といった具体的な根拠に基づいた見積もりを作成できます。
これにより、単に経験則に頼るのではなく、データに裏打ちされたより現実的な見積もり額や納期を設定することが可能となり、見積もりと実際にかかる時間の乖離を減らし、収益性の悪化を防ぎます。また、リスクを適切に見積もることで、予期せぬ事態が発生した際の精神的な負担も軽減されます。
クライアントコミュニケーションへの活用
タイムトラッキングデータは、クライアントとの円滑なコミュニケーションにも役立ちます。特に、当初の計画から時間が超過しそうな状況や、追加作業が必要になった場合に、具体的な時間記録を根拠として提示することで、状況説明や追加費用の相談を論理的かつ透明性をもって行うことができます。
例えば、仕様変更によって発生した追加時間をタイムトラッキングの記録とともにクライアントに示すことで、なぜ時間と費用が増加するのかを明確に理解してもらいやすくなります。感情的な議論ではなく、客観的なデータに基づいた対話が可能となり、クライアントからの信頼を得ることに繋がります。
ある事例では、タイムトラッキングで記録した時間を週次レポートの一部としてクライアントに共有することを習慣化したフリーランスがいます。これにより、クライアントはプロジェクトの進捗状況だけでなく、自身のフィードバックや要望がどの程度時間に影響しているのかを具体的に把握できるようになり、より建設的な協力関係が構築されたといいます。
まとめ
タイムトラッキングによる時間の見える化は、フリーランスが直面する「計画外の時間増加」というリスクを管理するための強力な手段です。単なる記録に終わらず、その原因を特定・分析し、見積もり精度の向上やクライアントとの良好な関係構築に活かすことで、より安定したビジネス運営と収益確保に繋げることができます。
皆様もぜひ、タイムトラッキングを通じて自身の時間変動パターンを把握し、変化に強い働き方を実現していただければ幸いです。